Vad
är ett diarium?
Alla
myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns
hos myndigheten. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium. I diariet
registreras uppgifter om dels de handlingar som kommer in till myndigheten,
t.ex. brev och ansökningar, dels de handlingar som upprättas vid myndigheten,
t.ex. beslut och utredningar. I diariet registreras både offentliga och hemliga
handlingar. Däremot behöver inte handlingar som inte är hemliga och som är av
mindre betydelse för myndighetens verksamhet registreras.
Vad
är en allmän handling?
En
handling kan vara ett pappersdokument, t.ex. ett brev. Det kan också vara en
s.k. upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt
hjälpmedel för att uppfattas. Det kan t.ex. vara ett e-postmeddelande, en
ljudinspelning eller en videoinspelning.
För att en handling ska
vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten. Detta innebär att den ska
finnas i myndighetens lokaler eller att myndigheten ska ha tillgång till den
med ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. Dessutom måste handlingen vara
antingen inkommen till myndigheten eller upprättad där. De handlingar som inte
är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.
En allmän handling är vanligen också offentlig, dvs.
vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda,
dvs. hemliga.
Hos
länsstyrelsen finns en särskild enhet, expeditionen, som ansvarar för hantering
av allmänna handlingar.
Länsstyrelsens
diarium
Det diarium som finns på
webben är en kopia av länsstyrelsens ordinarie diarium, där vissa uppgifter
dolts. De uppgifter som dolts är:
-
sekretessbelagda uppgifter,
-
personnummer,
- namn
i vissa fall,
-
känsliga personuppgifter (uppgifter
som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller
filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör
hälsa eller sexualliv),
-
uppgifter om lagöverträdelser och
- andra
uppgifter som kan leda till intrång i den registrerades personliga integritet.
Vissa ärenden registreras
inte i diariet utan helt eller delvis i särskilda register:
-
licensområden för älgjakt
-
jordbruksstöd (EU)
-
körkortsärenden (vissa)
-
stiftelseärenden
Hur
kan diariet användas?
Med
hjälp av diariet kan du se vilka handlingar som finns hos länsstyrelsen och
vilka ärenden som påbörjats och avslutats. I diariet på Internet finns
uppgifter om ärenden registrerade fr.o.m.
1 april 2005. Sex månader efter att ett ärende har avslutats finns
inte informationen tillgänglig och är därmed inte längre sökbart.
Hur
får man tag på handlingar i diariet?
De
handlingar som finns i diariet kan man ta del av genom att besöka länsstyrelsen
eller genom att begära en kopia från myndigheten. Det är alltid gratis att ta
del av handlingen hos myndigheten, men om man begär en kopia kan myndigheten ta
ut en avgift för detta. Man får nio kopior utan kostnad. 10 kopior kostar 50 kr
och varje kopia därutöver kostar 2 kr (enligt Avgiftsförordningen
1992:191).
Om länsstyrelsen av någon
anledning inte lämnar ut en handling, t.ex. för att den är sekretessbelagd, har
man alltid rätt att överklaga det beslutet. Vi ska då informera om hur man
överklagar.
Personuppgiftslagen
Alla diarier och de
flesta allmänna handlingar innehåller personuppgifter. Personuppgiftslagen
reglerar när och hur det är tillåtet att hantera personuppgifter.
Personuppgiftslagens regler gäller för myndigheternas hantering av
personuppgifter. Däremot gäller inte personuppgiftslagen när allmänna
handlingar ska lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen.
Personuppgiftslagen gäller för den som tar del av uppgifter i ett
Internetdiarium och själv börjar behandla personuppgifter exempelvis genom att
lagra och bearbeta uppgifterna. De uppgifter som finns i diariet får du själv
behandla bara om det är tillåtet enligt personuppgiftslagen.
Personuppgiftslagen gäller dock inte för sådan behandling av personuppgifter
som en fysisk person utför som ett led i en verksamhet av rent privat natur.
Information
enligt personuppgiftslagen
Här lämnas information om
hur länsstyrelsen behandlar personuppgifter i diariet. Länsstyrelsen är
personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i diariet och på
webbplatsen. Personuppgifter som tas in i länsstyrelsens diarium kan komma att
läggas ut på vår webbplats för att tillgodose allmänhetens insynsintresse.
Länsstyrelsen använder ingen teknisk information i form av inläggning av
cookies e.d., som sparas efter besöket och som kan identifiera enskilda
besökare. Länsstyrelsen är en statlig myndighet. Detta innebär att meddelanden
som skickas till oss blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut
enligt offentlighetsprincipen. Du har rätt att begära information hos
myndigheten om de personuppgifter som berör dig och som länsstyrelsen
behandlar. Om du vill ha sådan information, ska du skicka en undertecknad
begäran till oss. Begäran kan enligt personuppgiftslagen inte skickas med
E-post. Du har rätt att begära rättelse av personuppgifter som avser dig. För
att skydda din personliga information kommer all lagring och överföring av
information att skyddas med ändamålsenlig säkerhetsteknologi. Bestämmelser om
information till den registrerade om behandling av personuppgifter finns i
personuppgiftslagen (1998:204).
Mer information om
personuppgiftslagen och om information till den registrerade finns på
Datainspektionens webbplats,
www.datainspektionen.se.
Vem
svarar på frågor om diariet ?
Om
du har frågor som gäller diariet bör du i första hand vända dig till
Lansstyrelsen@bd.lst.se
eller telefon 0920-960 00